KI-Telefonassistent: kein verpasster Anruf mehr

Für welche Betriebe sich ein Telefonassistent eignet

Der Nutzen ist dort am größten, wo das Telefon häufig klingelt und die Anliegen sich ähneln: Terminvereinbarung, Rückrufwunsch, Auskunft zu Öffnungszeiten, Anfahrt oder Leistungen. Typische Betriebe sind Praxen, Kanzleien, Handwerker, Hausverwaltungen, Autowerkstätten und Hotels. Für diese Branchen gibt es eigene Seiten, etwa zu Telefonassistenten für die Arztpraxis und für Handwerksbetriebe.

Weniger geeignet ist er für Gespräche, die Einfühlung, Verhandlung oder Beratung verlangen. Dort bleibt der Mensch am Hörer. Der Assistent leitet entsprechende Anrufe sofort weiter.

Zur Einordnung der Menge: Wenn Ihr Betrieb weniger als zehn Anrufe pro Woche erhält, genügt meist eine gute Mailbox mit Rückruf. Ab etwa 30 Anrufen pro Woche, besonders wenn Anrufe außerhalb der Zeiten ankommen, wird ein Assistent interessant.

So läuft ein Anruf ab

1. BegrüßungDer Assistent nennt Ihren Betrieb und weist darauf hin, dass er ein KI-Assistent ist.
2. Anliegen erfassenEr fragt nach Name, Rückrufnummer und Anliegen und bestätigt die Angaben durch Wiederholen.
3. HandelnEr prüft freie Termine in Ihrem Kalender, bucht ein, beantwortet Standardfragen oder nimmt eine Nachricht auf.
4. WeiterleitenBei Notfällen, Beschwerden oder auf Wunsch der Anrufenden stellt er zu einer Person durch oder löst einen Rückruf aus.
5. ZusammenfassungSie erhalten eine kurze Notiz per Mail oder im Chat, optional mit Gesprächsmitschnitt.

Jeder Schritt lässt sich an Ihren Betrieb anpassen. Wer etwa nur außerhalb der Geschäftszeiten einen Assistenten möchte, schaltet ihn per Zeitplan zu.

Regeln, die Sie in Deutschland, Österreich und der Schweiz beachten sollten

Datenschutz- und berufsrechtliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder Ihrem Anwalt. Wir liefern die technische Beschreibung der Datenflüsse.

Zwei Beispielszenarien

Ein Sanitärbetrieb ist tagsüber auf Baustellen. Anrufe nimmt der Assistent an, erfasst Adresse und Art des Schadens, schlägt einen Besichtigungstermin vor und schickt der Disposition eine Nachricht. Bei Wasserschaden mit Notfallwort wird sofort der Bereitschaftsdienst angerufen.

Eine Physiotherapiepraxis lässt Terminverschiebungen und Rezeptanfragen vom Assistenten erfassen. Medizinische Fragen beantwortet er nicht. Beide Fälle sind Beispiele für Aufbau und Abgrenzung, keine Messwerte.

Was wir daraus lernen: Der Assistent gewinnt, wenn sein Auftrag eng ist. Je weniger er können muss, desto verlässlicher klingt er. Wir beginnen deshalb mit Terminannahme und Rückruf und erweitern erst, wenn die Gespräche der ersten Wochen sauber laufen.

Technik und Telefonnummer

Der Assistent hängt an einer Rufnummer, die Sie bei Besetzt oder außerhalb der Zeiten umleiten, oder er nimmt alle Anrufe zuerst an. Wir arbeiten mit Telefonanbietern, die deutsche und österreichische Nummern unterstützen, und binden Kalender wie Google, Outlook oder gängige Praxissoftware an, soweit eine Schnittstelle existiert. Sprachqualität und Antwortzeit testen wir mit echten Anrufen, bevor Kundschaft sie hört.

Wie ein Sprachassistent mit Chat und Mail zusammenspielt, sehen Sie bei KI im Kundenservice.

Zusammenarbeit und Preis

Wir arbeiten aus Pune und sind Ihrer Uhr 3,5 bis 4,5 Stunden voraus. Testanrufe und Abnahme legen wir in Ihre Geschäftszeiten. Eine Person koordiniert das Projekt, gesprochen wird mit uns Englisch, der Assistent spricht Deutsch.

Ein Assistent für Terminannahme und Weiterleitung beginnt ab 1.500 USD. Zusätzliche Anbindungen an Praxis- oder Handwerkersoftware und mehrere Rufnummern erhöhen den Umfang. Der Stundensatz beträgt 30 USD. Hinzu kommen laufende Telefon- und Sprachkosten, die wir im Angebot schätzen. Eine Orientierung bietet Kosten Sprachassistent.