KI-Telefonassistent für Arztpraxen

Warum das Praxistelefon ein Engpass ist

Viele Praxen erleben dasselbe Muster: Zu Praxisbeginn, nach der Mittagspause und nach Feiertagen stauen sich die Anrufe. Das Team telefoniert und behandelt parallel. Patientinnen hängen in der Warteschleife, legen auf und rufen später erneut an, was die Last erhöht. Ein Teil der Anrufe will nur eine Auskunft oder ein Rezept.

Ein Telefonassistent übernimmt genau diese Anrufe. Er ersetzt nicht die medizinische Fachangestellte, sondern verkürzt die Schlange: Die Anliegen werden erfasst, sortiert und als Liste bereitgestellt, die das Team zwischen zwei Behandlungen abarbeitet.

Anrufarten und Umgang

Die Stichworte für Notfälle legen Ärztin oder Arzt fest, nicht wir. Der Assistent ist keine Triage und sagt das auch deutlich.

Datenschutz, Schweigepflicht, Hinweis auf KI

Am Telefon fallen Gesundheitsdaten an, die nach DSGVO besonders geschützt sind. Deshalb sollten Gespräche nur das Nötigste enthalten. Der Assistent fragt nach dem Anlass in einem Satz, nicht nach Befunden. Mit dem Anbieter der Telefonie und des Sprachmodells benötigen Sie Auftragsverarbeitungsverträge, und für die Schweigepflicht gilt § 203 StGB. Wie das vertraglich abzusichern ist, klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt; in Österreich gelten das Ärztegesetz und die DSB als Aufsicht.

Anrufende sollten zu Beginn erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen und wie ihre Daten verarbeitet werden. Ob und wie lange Gespräche gespeichert werden, legen Sie fest. Wir empfehlen eine kurze Speicherdauer. Werbliche Aussagen zu Behandlungen unterliegen dem Heilmittelwerbegesetz, deshalb sind Antworten sachlich.

Beispiel: Montag, 8:05 Uhr

Drei Leitungen sind belegt, am Tresen stehen vier Patientinnen. Ein vierter Anruf geht beim Assistenten ein: Ein Vater möchte wissen, ob sein Kind mit Ohrenschmerzen heute noch vorbeikommen kann. Der Assistent fragt nach Alter, Beginn der Beschwerden und Fieber ja oder nein, wiederholt die Angaben und sagt zu, dass die Praxis binnen kurzer Zeit zurückruft. Bei starkem Fieber oder Atemnot würde er auf den Notruf verweisen.

Die medizinische Fachangestellte sieht den Vorgang als erste Position der Liste und ruft zurück, sobald sie den Tresen kurz verlassen kann. Statt zehn Mal denselben Fragebogen am Telefon durchzugehen, hat sie die Angaben schon vor sich.

Nach zwei Wochen zeigt die Auswertung, an welchen Zeiten die meisten Anrufe eingehen. Manche Praxen verschieben daraufhin Telefonzeiten oder planen Personal um.

Zusammenspiel mit Terminbuchung und Praxissoftware

Systeme wie CGM, medatixx, TurboMed, Doctolib oder samedi bieten teils Schnittstellen. Ob und wie weit der Assistent Termine eintragen darf, entscheiden Sie. Der sicherere Start ist, dass er Terminwünsche als Liste liefert und ein Mensch bestätigt. Später lässt sich die Terminvergabe automatisieren, wenn die Schnittstelle stabil funktioniert.

Dasselbe Wissen steht auf der Website als Chat zur Verfügung, siehe KI-Chatbot für Arztpraxen. Für die Auffindbarkeit bei Google lesen Sie SEO für Arztpraxen.

Einführung in zwei Wochen

1. Woche 1: Wir nehmen Ihre häufigsten Anrufarten auf und schreiben den Gesprächsleitfaden. Sie prüfen jeden Satz.
2. Woche 2: Testanrufe durch Ihr Team, Korrekturen, Festlegung der Weiterleitungen.
3. Danach: Livegang zunächst nur außerhalb der Sprechzeiten oder bei besetzten Leitungen, später ausgeweitet.

Wir arbeiten remote aus Pune, ohne Besuch in der Praxis. Die Zeitdifferenz zu Mitteleuropa liegt bei 3,5 bis 4,5 Stunden, Abstimmungen finden vormittags oder nach der Sprechstunde statt. Gespräche mit uns laufen auf Englisch; Texte für Patienten schreiben wir mit Ihnen auf Deutsch. Projekte beginnen ab 1.500 USD, Anpassungen kosten 30 USD pro Stunde, laufende Telefon- und Modellkosten hängen vom Anrufvolumen ab. Siehe Kosten für KI-Telefonassistenten.