Traitement de documents par IA : lire, extraire, classer

Les documents que nous savons traiter

Le point de départ est toujours le même : des documents qui arrivent sous des formes variées et que quelqu'un ressaisit à la main. La lecture automatique convient bien quand la structure se répète sans être identique, par exemple chez des fournisseurs qui n'utilisent pas le même modèle de facture.

• Factures fournisseurs, notes de frais, avoirs.
• Bons de commande et bons de livraison.
• Contrats et avenants, pour en extraire dates, montants et clauses de reconduction.
• Dossiers de candidature, relevés, justificatifs d'identité d'entreprise (Kbis, statuts).
• Formulaires remplis à la main ou scannés, après vérification de la lisibilité.

La chaîne de traitement

1. RéceptionBoîte e-mail dédiée, dossier partagé, scanner ou envoi depuis une application.
2. LectureReconnaissance du texte, y compris sur scan, puis identification du type de document.
3. ExtractionUn modèle de langage relève les champs demandés : numéros, dates, montants HT, TVA, TTC, IBAN, références.
4. ContrôlesSomme des lignes, taux de TVA plausible, doublons, fournisseur connu. Les écarts sont signalés.
5. ExportEnvoi vers Pennylane, Sage, Odoo, Zoho ou un tableur, avec le fichier d'origine rattaché.

L'orchestration passe souvent par n8n ou Make, comme dans nos projets d'automatisation IA.

Précision attendue et contrôle humain

Aucun système n'est exact à tous les coups, et nous refusons de promettre un taux. Ce que nous faisons : mesurer la précision sur un échantillon de vos documents avant la mise en service, afficher un indice de confiance par champ et envoyer en relecture tout ce qui est en dessous d'un seuil que vous choisissez.

Confidentialité et règles françaises ou belges

Les documents contiennent des données personnelles et des informations commerciales. Plusieurs sujets sont à régler avant toute mise en service, avec l'aide de votre délégué à la protection des données ou de votre avocat :

• Choix du modèle et du lieu de traitement, selon la sensibilité des pièces.
• Durée de conservation des fichiers d'origine, notamment pour les pièces comptables, dont les règles de conservation relèvent de votre expert-comptable.
• Droits d'accès : qui voit quels documents dans l'outil de relecture.
• Facturation électronique : les obligations françaises évoluent, à vérifier avec votre comptable ou sur le site de l'administration fiscale.

Nous journalisons chaque traitement pour retrouver qui a validé quoi. Nos sources de référence sont les pages de la CNIL et de l'administration fiscale.

Deux exemples de projets

Comptabilité fournisseurs d'une société de négoce

Les factures arrivent par e-mail en plusieurs formats. Chaque document est lu, rapproché du bon de commande et présenté au comptable avec les écarts surlignés. Le comptable valide ou corrige, et l'écriture part dans le logiciel.

Suivi des contrats d'un cabinet de gestion

Un lot de contrats est analysé pour extraire dates de fin, préavis et montants. Résultat : un tableau de suivi qui prévient avant chaque échéance. La même logique s'applique avec un agent IA quand il faut aussi agir.

Tarifs et organisation

Un premier type de document, avec export vers un outil, démarre à 1 500 USD. Chaque type supplémentaire, chaque logiciel à connecter ou chaque règle de contrôle ajoute des heures au taux de 30 USD. Les principaux facteurs de prix : variété des modèles de documents, qualité des scans, volume mensuel et niveau de contrôle humain voulu.

Nous travaillons à distance depuis Pune, sans bureau local en France ni en Belgique. Le décalage de 3,5 à 4,5 heures avec l'Europe centrale nous laisse des plages d'appel dans votre journée ; une démonstration par semaine, un interlocuteur unique, échanges en anglais. Envoyez-nous quelques exemples de documents.