KI-Telefonassistent für Steuerberater und Steuerkanzleien

Telefon in der Kanzlei: Saisonspitzen

Steuerkanzleien haben starke Spitzen: vor Abgabefristen, nach Quartalsende, rund um den Jahresabschluss. Dann fragen Mandanten nach Belegen, Bescheiden und Terminen, während das Team an Auswertungen und Erklärungen sitzt. Neuinteressenten, die ein Mandat anfragen wollen, erreichen oft nur die Mailbox.

Der Assistent nimmt jeden Anruf an und trennt zwei Ströme: Bestandsmandanten, die ein konkretes Anliegen haben, und Neuanfragen, die Sie persönlich zurückrufen möchten. So gehen Gesprächsnotizen mit Name, Mandantennummer und Thema direkt an die zuständige Person.

Auch außerhalb der Saison hilft das: Mandanten rufen häufig abends an, wenn sie die Unterlagen sortieren, und erwarten dennoch eine Reaktion am nächsten Morgen.

Anliegen und Weiterleitung

Bescheide mit Einspruchsfrist sind der kritischste Fall. Der Assistent sagt nicht, wie lang die Frist ist, sondern erkennt das Stichwort und markiert den Fall mit höchster Priorität, damit Ihr Team es am selben Tag sieht.

Für Kanzleien, die ihre Mandantenkommunikation bereits digitalisiert haben, ist der Assistent eine Ergänzung. Für alle anderen ist er ein einfacher Einstieg, weil nichts an der bestehenden Arbeitsweise geändert werden muss.

Verschwiegenheit, Berufsrecht und Datenschutz

Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach dem Steuerberatungsgesetz. Wenn Dienstleister Zugang zu Mandatsinformationen erhalten können, sind vertragliche Verpflichtungen nötig. Wie Sie das umsetzen, besprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterkammer oder Ihrem Anwalt. In Österreich gelten das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz und die Regeln der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Wir halten die Gespräche datensparsam: keine Steuer-IDs, keine Kontonummern, keine Beträge am Telefon. Der Assistent bittet, solche Angaben über Ihren sicheren Portalweg zu übermitteln. Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einem KI-System sprechen, und wie ihre Daten verarbeitet werden; mit Telefonie- und Modellanbieter bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

Werbung und Auftreten von Steuerberatern sind berufsrechtlich geregelt. Lassen Sie Begrüßungstexte vorab von Ihrer Kammer-Beratung oder Ihrem Anwalt prüfen.

Beispiel: Anruf kurz vor einer Abgabefrist

Eine Mandantin ruft an: Sie habe eine Zahlungsaufforderung vom Finanzamt erhalten und wisse nicht, was zu tun sei. Der Assistent bleibt ruhig, fragt nach Datum des Schreibens, Art des Schreibens und ob eine Frist genannt ist, und bittet darum, das Schreiben über das Portal hochzuladen. Er erklärt weder die Forderung noch rät er zu Zahlung oder Einspruch.

Die zuständige Sachbearbeiterin sieht den Eintrag mit Markierung „Frist, heute“ und ruft zurück. Die Mandantin fühlt sich aufgehoben, obwohl in der Kanzlei gerade Ausnahmezustand herrscht.

Ähnlich arbeitet der Assistent bei Anrufen zur Lohnabrechnung, zu Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder zu Terminen mit der Betriebsprüfung: erfassen, priorisieren, weitergeben.

Einbindung in den Kanzleialltag

Kanzleien arbeiten häufig mit DATEV, Addison oder Lexware. Notizen vom Assistenten können als E-Mail, Ticket oder Eintrag in einer gemeinsamen Aufgabenliste ankommen. Direkte Schreibzugriffe auf Kanzleisoftware sind selten sinnvoll und hängen von den Schnittstellen ab, die Sie nutzen dürfen.

Dieselben Fragen kommen oft auch per Mail. Mit KI-Automatisierung lassen sich Belege und Standardanfragen auch dort sortieren. Und wer parallel in Kanzleien denkt, findet bei KI-Telefonassistent für Kanzleien einen verwandten Aufbau für Anwälte.

Wichtig ist uns ein vorsichtiger Start. Viele Kanzleien beginnen mit dem Assistenten nur in der Mittagspause und nach Feierabend. Läuft das stabil, wird er für Spitzenzeiten ergänzt, und erst dann für den ganzen Tag.

Einführung, Preise, Zusammenarbeit

Wir arbeiten ausschließlich remote aus Pune, auf Englisch, mit 3,5 bis 4,5 Stunden Vorsprung gegenüber Mitteleuropa. Termine legen wir außerhalb Ihrer Abgabespitzen. Beginn ist ein Gesprächsleitfaden mit Ihren zehn häufigsten Anrufarten, dann Testanrufe, dann ein vorsichtiger Start außerhalb der Kernzeiten.

Projekte beginnen ab 1.500 USD, Anpassungen kosten 30 USD pro Stunde. Laufende Kosten für Telefonie und Modell hängen vom Anrufvolumen ab. Näheres steht unter Kosten für KI-Telefonassistenten.