KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe

Warum verpasste Anrufe im Handwerk teuer sind

Ein Kunde mit tropfendem Rohr oder defekter Heizung ruft nicht fünf Betriebe an, sondern so lange, bis jemand antwortet. Wer nicht abnimmt, verliert den Auftrag meist an den, der als Nächster geht. Gleichzeitig kann ein Betrieb mit zwei bis zehn Mitarbeitenden nicht jemanden nur fürs Telefon bezahlen.

Der Assistent springt ein, wenn Sie nicht abnehmen können: beim Aufmaß, bei lauten Arbeiten, abends oder am Wochenende. Er klingt freundlich, stellt die immer gleichen Fragen und sorgt dafür, dass jeder Anruf als Nachricht ankommt.

Gesprächsablauf für typische Anrufe

Der Assistent nennt keine Festpreise und sagt keine Termine zu. Er teilt mit, dass Sie sich innerhalb einer festgelegten Zeit melden. Bei Notdienst-Anrufen kann er auf Ihre Bereitschaftsnummer weiterleiten, wenn Sie das so eingerichtet haben.

Notdienst, Gefahr und Haftung

Bei Gasgeruch, Wasserschaden mit Stromgefahr oder Brand muss ein Anrufer zuerst an die Notrufnummern verwiesen werden, nicht an Ihren Betrieb. Wir legen deshalb mit Ihnen Stichworte fest, bei denen der Assistent sofort auf 112 oder den Gasnotdienst hinweist. Die Festlegung, was Sie im Notdienst leisten und wie Sie darüber informieren, besprechen Sie bitte mit Ihrer Handwerkskammer oder Ihrem Anwalt.

Anruferdaten sind Personendaten nach DSGVO. Der Assistent weist zu Beginn auf die Verarbeitung hin und darauf, dass es sich um ein KI-System handelt. Ob Gespräche aufgezeichnet werden, legen Sie fest; ohne Aufzeichnung genügt meist die Textnotiz. In Österreich wacht die Datenschutzbehörde, in Deutschland die Landesbehörde Ihres Bundeslandes.

Beispiel: Anruf um 19:15 Uhr

Eine Kundin ruft an, weil der Boiler im Keller tropft. Der Betrieb hat Feierabend. Der Assistent fragt, wie stark es tropft, ob Wasser auf den Boden läuft, ob der Hauptabsperrhahn bekannt ist und wie die Adresse lautet. Er gibt eine Sofortanweisung, die Sie vorab festgelegt haben: Wasserzufuhr schließen, wenn möglich. Dann fragt er, ob sie einen Notdiensteinsatz wünscht und erinnert an die Notdienstzuschläge, die Sie hinterlegt haben.

Sie erhalten eine Nachricht mit Adresse, Rückrufnummer und Kurzbeschreibung. Mit einem Fingertipp rufen Sie zurück. Die Kundin hatte das Gefühl, dass sich jemand kümmert, und Sie wissen, worauf Sie sich einstellen.

Anrufe am Wochenende zu Terminverschiebungen oder Rechnungsfragen verbleiben bis Montag in der Liste und stören nicht Ihre freie Zeit.

Weitergabe an Handy, Kalender und Software

Die Zusammenfassung kommt als Nachricht per WhatsApp, SMS, E-Mail oder in Ihre Branchensoftware, sofern deren Schnittstelle es erlaubt. Viele Betriebe nutzen Plancraft, Craftboxx, openHandwerk oder einfach einen Google-Kalender. Wir binden an, was vorhanden ist, und fangen mit der einfachsten Variante an: einer Nachricht aufs Handy.

Wer zusätzlich Büroarbeit abnehmen will, findet auf der Seite KI-Automatisierung für Handwerksbetriebe Beispiele für Angebote und Belege. Wie Kunden Sie in Ihrer Stadt finden, zeigt SEO für Handwerksbetriebe.

Einrichtung und Kosten

1. RufumleitungIhre Nummer wird bei Nichtannahme oder außerhalb der Zeiten auf den Assistenten umgeleitet.
2. FragenkatalogSie nennen Gewerke, Einsatzgebiet und Ausschlüsse, etwa „keine Einzelreparatur von Fremdfabrikaten“.
3. TestanrufeSie und Ihr Team probieren aus, bis die Gespräche stimmen.
4. BetriebJede Woche sehen Sie, wie viele Anrufe kamen und welche Anliegen häufig waren.

Wir arbeiten ausschließlich remote aus Pune. Mit 3,5 bis 4,5 Stunden Vorsprung sprechen wir mit Ihnen vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend, auf Englisch. Projekte beginnen ab 1.500 USD, Anpassungen kosten 30 USD pro Stunde. Laufende Kosten für Telefon und Sprachmodell hängen von der Zahl der Anrufe ab; Näheres unter Kosten für KI-Telefonassistenten.